Nos conditions générales

Vous avez choisi de confier la gestion de votre dossier à l’étude notariale « Etudes Notariales Associées » à Huy.  Nous vous remercions vivement pour ce choix.

Par ce choix, vous acceptez les conditions générales suivantes.  Seule une convention distincte, écrite et contraire, signée par vous et le Notaire, pourrait déroger aux présentes conditions.

Vous serez désigné ci-après par « le client »

Exécution de la mission

Votre dossier sera géré par un gestionnaire de confiance formé à la matière traitée, sous supervision et en étroite collaboration avec le Notaire.  Les coordonnées de cette personne de confiance (nom, prénom, adresse mail et numéro de ligne directe) vous seront communiquées.  Il vous est donc possible de le contacter sans passer par le secrétariat.

Chaque dossier est unique et sera traité sur mesure.  L’étude notariale se réserve le droit de recevoir un client seul ou les clients ensemble.  La gestion du dossier se fera en toute impartialité et transparence, tout en respectant le secret professionnel, le devoir de discrétion et les règles de déontologie.  L’équilibre entre ces valeurs relève de l’obligation de moyen, liée à la mission confiée à l’étude notariale.

Le traitement d’un dossier peut débuter soit à l’occasion d’un rendez-vous, soit suite à la réception d’un courrier, d’un courriel ou d’un appel téléphonique, soit par la réception d’un dossier envoyé par un tiers à la requête du client (par exemple : une agence immobilière, une banque, un avocat, etc).  Dans ce cas, la demande sera considérée comme demande officielle d’exécuter la mission requise et un accusé de réception (courriel ou courrier postal) sera adressé.  La non réaction à cet envoi entrainera le traitement de votre dossier selon la règle « qui ne dit mot consent » ; et ce, afin de pouvoir respecter les délais imposés par les formalités légales diverses que doit effectuer l’étude.  Le suivi du dossier peut se faire par courriel/courrier.  Certains cas particuliers demandent la tenue de réunion complémentaire.  Pour une gestion plus rapide, le gestionnaire privilégiera la communication par mail ; si la communication par courriel ne convient pas, le client est invité à le faire savoir rapidement à l’étude notarial.

Si un client est amené à représenter un(des) autre(s) client(s), un courrier/courriel pourra être demandé pour confirmer cette procuration (outre les pièces requises pour ce mandat telles que carte d’identité, carnet de mariage, contrat de mariage, etc).

En cas de mutation d’immeuble, toute procuration devra être authentique.

Engagements

Du client

L’étude notariale établit un projet sur base des informations récoltées, des souhaits exprimés, des déclarations des clients, dans le strict respect des législations applicables.

Le client s’engage à communiquer les documents et informations sollicités dans un délai de 10 jours à dater de la demande de l’étude notariale.  À défaut de les avoir obtenus tous, le client informera le gestionnaire de sorte de pouvoir convenir d’un report de délai.  À défaut d’obtenir les informations demandées et nécessaires, l’étude notariale est requise d’obtenir lesdites informations par ailleurs et dans ce cas, se réserve le droit de vous facturer le coût éventuel de la recherche complémentaire (coût réel et vacation).

Le client s’engage à ne dissimiler aucune information qui pourrait impacter le bon traitement du dossier, directement ou indirectement.

De l’étude notariale

L’étude notariale s’engage à accomplir sa mission dans les meilleures conditions de transparence et dans les délais fixés par la loi.  Cet engagement est une obligation de moyen et non de résultat, notamment parce que l’étude notariale dépend des informations à recevoir du client et/ou des différentes administrations, des caisses sociales, des banques, des confrères, etc

Responsabilités

L’étude notariale décline toute responsabilité :

  • pour le caractère inexact et/ou incomplet dans le traitement du dossier si la cause provient du client ou de tiers ou du défaut d’information communiquées par le client et ce dans le délai de 10 jours dont question ci-avant. La responsabilité incombe exclusivement au client et aux tiers qu fournissent les informations.
  • pour les lacunes ou défaut de mise à jour du logiciel informatique d’estimation des droits de succession mis à la disposition des Notaires par la Fédération du Notariat Belge.
  • pour d’éventuelles majorations d’impôts ou amendes ou taxes en cas de modification législative, remise tardive, d’omission ou sous-évaluation.
  • pour des questions relatives à l’état du bien ou à son statut urbanistique. En effet, se prononcer sur l’état d’un bien relève de la compétence d’un architecte ou entrepreneur ; le statut urbanistique du bien relève de la compétence de l’administration communale du lieu du bien, il appartient donc au client de recueillir toute information utile auprès desdites instances compétentes.

Honoraires et frais

L’étude notariale a une mission de conseil.  Dans cette optique, le 1er rendez-vous destiné à fournier les conseils est entièrement gratuit.  L’étude notariale veillera à y consacrer le temps nécessaire.  Si lors de ce rendez-vous, il s’avère qu’une recherche payante doit être effectuée, l’étude notariale vous en communiquera le coût et vous répercutera la facturation (coût et vacation).

La loi barémise l’honoraire dû pour la prestation réalisée par l’étude notariale pour certains actes.  Cette disposition légale a pour but de soutenir l’indépendance et l’impartialité des notaires.  Cet honoraire couvre le travail juridique et la responsabilité mais également le travail réalisé par l’étude notariale pour le traitement de votre dossier et le coût des recherches qui sont facturées à l’étude notariale.  Les prestations non barémisées sont couvertes par une rémunération forfaitaire.  L’étude notariale vous communiquera l’estimation du budget à première demande.  L’étude notariale s’engage à traiter le dossier en veillant à ne pas exposer de frais inutiles.  Néanmoins, l’obligation de moyen d’assurer la sécurité juridique du traitement du dossier impose à l’étude notariale de vérifier les informations communiquées et/ou palier à l’insuffisance (ou l’absence) desdites informations.

Certains frais sont imprévisibles en début de dossier, ceci est dû au fait que certaines recherches complémentaires doivent être effectuées en fonction du résultat obtenu suite aux premières formalités. 

Plus un dossier présente des difficultés, plus votre gestionnaire devra y consacrer du temps, faire des vérifications, etc.  L’étude notariale veillera à fournir un budget prévisionnel lorsqu’elle dispose de tous les éléments pour le faire.

Le coût des prestations notariales doit être couvert avant la signature ou la clôture du dossier.  Le paiement d’une provision peut être demandé au début du dossier.  Le défaut de paiement entrainera la non-signature de l’acte, ou la cessation de traitement de votre dossier. 

En cas d’abandon de dossier, l’étude notariale se réserve le droit de facturer les prestations effectuées et le travail fourni.  En ce qui concerne un acte notarié non réalisé, l’honoraire légal sera réclamé.

Un tarif concernant les actes et autres prestations non barémisées est disponible sur le site de l’étude.

Après une mise en demeure notifiée par l’étude notariale au client restée infructueuse pendant 15 jours, la somme due produira intérêt au taux de 6% l’an.

Dans ce cas, en outre, une indemnité forfaitaire sera réclamée au client à défaut de paiement.  Cette indemnité est fixée comme suit :

Si le montant dû est :

Indemnité de :

 

< ou = à 150 €

20,00 €

 

Entre 150,01 € et 500 €

30,00 €

+ 10% du montant dû sur la tranche comprise entre 150,01€ et 500€

Plus de 500 €

65,00 €

5% du montant dû sur la tranche supérieure à 500 €, avec un maximum de 2.000,00 €

       

La loi interdit à l’étude notariale de prêter de l’argent.  L’étude notariale s’engage à respecter les règles comptables imposées par la Chambre des Notaires.

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

L’étude notariale traite quotidiennement les données à caractère personnel des citoyens.  L’étude s’engage à respecter les règles du RGPD.  En vertu de la loi et pour l’accomplissement de sa mission légale, l’étude doit collecter des données à caractère personnel vous concernant.  Certaines de ces données nous sont communiquées par vos soins, d’autres sont collectées auprès d’organismes officiels légalement habilités à nous les transmettre.  Ces données, pour une gestion correcte de votre dossier, doivent être transmises à différents tiers.  Les tiers sont notamment, sans que cette liste soit exhaustive :

  • les services publics ;
  • les institutions notariales ;
  • les autres études de Notaires ;
  • les banques concernées,
  • sauf contrordre, les agences immobilières, les avocats, les experts.

Vous pouvez, à tout moment, obtenir la confirmation auprès de l’étude notariale du fait que vos données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées.  Vous disposez également d’un droit d’accès, de modification et d’effacement des données vous concernant, ainsi qu’un droit d’opposition à leur utilisation (sauf si nécessaire en vertu de la loi ou en vertu de l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie).

L’étude notariale s’engage à s’abstenir de divulguer, directement ou indirectement, ou d’utiliser pour son propre compte ou au profit de tiers, toute donnée et toute information jugée confidentielle concernant les dossiers qui lui sont confiés ou dont elle aurait eu connaissance à l’occasion de l’exécution de sa mission.

La durée de l’obligation de confidentialité est appréciée selon la nature de l’information.  Les informations ne perdent leur caractère confidentiel que lorsqu’elles sont manifestement rendues publiques ou sur instruction explicite des intervenants concernés.  Cette obligation de confidentialité persistera donc au-delà de la fin de la mission confiée.

Acceptation des conditions générales

Les conditions générales sont disponibles sur le site de l’étude et sont acceptées tacitement par le client.

AVERTISSEMENT : L’étude décline toute responsabilité en cas de fraude informatique.  Il vous est recommandé de vérifier l’adresse mail de l’expéditeur avant d’ouvrir le mail et/ou toute pièce jointe et ce, afin d’éviter tout piratage informatique.  Il en est de même concernant la communication de compte bancaire.  Il vous est demandé de contacter par téléphone l’étude afin de vérifier le numéro de compte de l’étude avant tout versement.  Il en est de même pour tout numéro de compte qui vous serait communiqué via un mail provenant de l’étude.

L’étude décline également toute responsabilité si le mail, lors de la transmission, est réceptionné dans les spams.  Il vous est donc conseillé de vérifier vos spams.